Organização é a chave para a produtividade do empreendedor


03 Feb
03Feb

Ter uma rotina organizada, com processos e ferramentas que facilitam o seu dia, auxiliam a manter disciplina e comprometimento, que são atributos essenciais quando se tem o próprio negócio.  O ambiente físico organizado também é importante, para que as ações e tomadas de decisões sejam rápidas e eficazes. O lógico e o físico organizados são a chave para a produtividade do empreendedor. Separamos algumas dicas para te ajudar na gestão da sua empresa:


1. Diminua a bagunça de papéis e aposte no Cloud Computing

O primeiro passo para que não haja desordem visível, seja na sua mesa, na sua sala ou no seu escritório inteiro é eliminar os papéis. Mas não basta simplesmente jogar tudo fora ou colocar em uma gaveta: isso apenas troca os papéis de lugar. 

Para que seu negócio seja mais organizado e ajude o meio ambiente na questão da sustentabilidade, o melhor a fazer é não acumular papel e se possível não recepcioná-los. Peça para os fornecedores que encaminhem as notas fiscais e boletos por email. Peça para que eles encaminhem a linha digitável do boleto no corpo do email, assim você não precisa imprimir na hora de fazer o pagamento; basta copiar e colar.

O universo digital está cada vez mais seguro, portanto utilize um scanner  ou app para celular e digitalize os documentos mais importantes como contrato social, certidões e os arquive em uma ferramenta na nuvem. O Dropbox tem um ótimo custo-benefício na versão paga. Outro ponto a favor do Cloud Computing é a economia financeira: você não precisa gastar com HD externo nem com manutenção de equipamentos. 

Sua lista de tarefas e os compromissos também merecem atenção. Existem diversos aplicativos online no mercado para você salvar todas as tarefas, redigir projetos, criar layouts e apresentações. Fale com a OHrganizers e agende uma consultoria de planejamento digital.


2. Planeje a semana com antecedência

Sexta-feira de manhã costumo deixar o período reservado para planejamento da próxima semana, assim quando a segunda-feira chega, ela não intimida. Separo o que é mais importante a ser feito em cada um dos dias para uma visão geral dos próximos passos. Ter a visão adiante se torna essencial quando se é empreendedor


3. Priorize suas tarefas

O empreendedor tem várias tarefas a realizar durante o dia, mas parar uma atividade no meio para resolver uma pendência, esquecer a tarefa e nunca mais terminar, pode ser um descuido que compromete todo seu fluxo de produção. Pode resultar em prejuízo financeiro como por exemplo deixar de pagar uma conta ou prejuízo de imagem (o que considero bem pior) com clientes insatisfeitos por falta de entrega.

Priorização é uma das palavras chaves na gestão de produtividade. A próxima técnica, que veio da metodologia Scrum, é a de priorizar o backlog. Começar pela tarefa mais difícil logo no primeiro horário de trabalho, dará uma boa sensação de dever cumprido e motiva o restante do dia. O segredo aqui é ser realista: dividir uma grande tarefa em pequenas partes que caibam no seu dia de trabalho.


4. Termine tudo que começar

Ao iniciar uma tarefa, vá até o fim. É melhor ter 100% de uma pequena tarefa finalizada durante o dia do que várias somente iniciadas, de 1% a 99%, durante uma semana. 

Considero a regra dos dois minutos um dos pilares da metodologia GTD (Getting Things Done). Para mim, foi a lição mais valiosa que aprendi ao ler "A Arte de Fazer Acontecer", de David Allen. A regra consiste no seguinte: ao se deparar com uma tarefa, se ela levar até dois minutos para ser resolvida, faça-a imediatamente.


5. Dividir para Conquistar

Ter controle do que acontece no seu negócio é essencial, mas isso não significa ser o responsável direto por tudo. Para ter sucesso e conseguir uma gestão organizada, o empreendedor precisa aprender a delegar tarefas. Saber quais tarefas podem, quais devem e aquelas que você não pode delegar, pode ser difícil, mas a dica básica é a seguinte: se a tarefa envolve o setor estratégico, suas ideias ou seus "ovos de ouro", faça você mesmo. Caso seja uma tarefa essencial, que você não goste ou não tem conhecimento técnico para realizar e você tem não tem um sócio ou não tem como investir, adquira conhecimento necessário e mãos à obra. Mas se você tiver um bom fornecedor, um funcionário com potencial de aprendizado e liderança ou um parceiro de confiança, esse é o momento de delegar! 


E você, tem alguma dica para ajudar os novos empreendedores? Deixe sua sugestão nos comentários!

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